Baza wiedzy Kiero OMS.

Automatyzacja użytkownika w Kiero OMS składa się z wyzwalacza, opcjonalnych warunków i jednej lub kilku akcji. Poniższe przykłady pochodzą z rzeczywistych procesów obsługiwanych w Kiero OMS i są opisane bez nazw firm, kont oraz danych kupujących.

Co jest automatyzacją systemową?

Nie każdy automatyczny proces jest regułą do utworzenia przez użytkownika. Po utworzeniu przesyłki Kiero OMS zapisuje numer trackingowy i przekazuje go do właściwego kanału sprzedaży, np. Allegro, zgodnie z konfiguracją integracji. To wbudowana synchronizacja integracji — klient nie powinien tworzyć dla niej osobnej automatyzacji.

Jak myśleć o regule użytkownika?

Najpierw wybierz moment, w którym coś się dzieje, potem zawęź grupę zamówień warunkami, a na końcu dodaj najmniejszą potrzebną akcję. Przykład: etykieta utworzona → drukuj dokument przez Print Agent. Przekazanie trackingu do Allegro pozostaje procesem systemowym.

Przykłady z pracy Kiero OMS

1. Etykieta utworzona → automatyczny wydruk

Wyzwalacz: shipping_label_created
Akcje: print_document dla etykiety, opcjonalnie zmiana statusu.

Po wygenerowaniu etykiety zadanie trafia do Print Agent na komputerze magazynowym. Zespół nie pobiera PDF i nie wybiera drukarki przy każdym zamówieniu. Przed włączeniem reguły przetestuj jeden przewoźnik, jeden format i jedną drukarkę.

2. Zamówienie opłacone → dokument sprzedaży

Wyzwalacz: order_paid lub order_status_changed
Akcje: generate_invoice albo generate_paragon, a następnie send_marketplace_invoice lub wysyłka e-mail.

To scenariusz używany przy połączeniu z Fakturownia lub Scanye. Najbezpieczniej najpierw uruchomić generowanie dokumentu, sprawdzić wynik na jednym zamówieniu, a dopiero potem dodać wysyłkę PDF do Allegro.

3. Nowa dyskusja lub wiadomość → alert zespołu

Wyzwalacz: message_received albo complaint_created
Akcje: send_telegram lub send_slack, opcjonalnie utworzenie zadania.

Klient otrzymuje odpowiedź według procesu zespołu, a osoba dyżurna dostaje informację bez ciągłego odświeżania Allegro. W treści alertu użyj numeru zamówienia i terminu reakcji, nie kopiuj pełnych danych kupującego.

Przykłady wdrożeń klientów

Obsługa COD bez pomyłek

Sklep ustawia warunek źródła lub metody dostawy na COD, dodaje tag COD-do-weryfikacji i wysyła alert do zespołu. Magazyn nie traktuje pobrania jak płatności z góry, a zamówienia można filtrować przed drukiem etykiet.

Priorytetowe zamówienia bez dodatkowej listy

Zespół ustawia kolor gwiazdki dla zamówień pilnych lub oczekujących na dostawę. Automatyzacja może reagować na zmianę koloru (order_star_color_changed) i utworzyć zadanie albo wysłać powiadomienie. Jedna lista zamówień zastępuje osobny arkusz.

Zwrot wymagający decyzji

Po utworzeniu lub zmianie statusu zwrotu (return_created, return_status_changed) system może utworzyć zadanie dla właściwej osoby i wysłać powiadomienie. Zwrot środków wykonuj dopiero po sprawdzeniu decyzji i stanu towaru.

Jak wdrażać bez ryzyka?

1. Nazwij regułę według schematu: zdarzenie → efekt, np. Etykieta → Print Agent.
2. Zacznij od jednej akcji i jednego zamówienia testowego.
3. Dodaj warunek źródła, statusu lub metody dostawy, jeśli reguła nie ma dotyczyć wszystkich zamówień.
4. Sprawdź historię wykonania automatyzacji i rezultat zewnętrzny, np. numer faktury lub tracking.
5. Dopiero potem dodaj kolejną akcję.

Nie twórz dwóch reguł wykonujących ten sam efekt. To najczęstszy powód podwójnych wiadomości, dokumentów lub wydruków.

Pełna mapa automatyzacji

Kiero OMS ma dwa poziomy automatyzacji:

1. Procesy systemowe działają w tle po wykryciu danych z marketplace lub kuriera.
2. Scenariusze użytkownika łączą wyzwalacz, warunki i akcje skonfigurowane w Ustawienia → Automatyzacje.

Co działa systemowo?

• Numer śledzenia zapisany po utworzeniu przesyłki jest przekazywany do właściwego kanału sprzedaży, np. Allegro.
• System rozpoznaje InPost po metodzie dostawy, nazwie Paczkomatu lub punkcie odbioru. W karcie takiego zamówienia pojawiają się bezpośrednio przyciski Gab. A, Gab. B i Gab. C.
• Przyciski gabarytów otwierają szybki proces generowania etykiety bez ręcznego przechodzenia przez cały formularz. Dla pozostałych metod Allegro mogą pojawić się zapisane presety wymiarów i wagi.
• Statusy przesyłki, numery listów i dane dostawy wracają do zamówienia i mogą uruchamiać kolejne scenariusze.

Nie twórz automatyzacji „przekaż tracking do Allegro” ani osobnej reguły dla przycisków Gab. A/B/C — to funkcje systemowe. Automatyzacja użytkownika może natomiast uruchomić druk, tagowanie, dokument lub powiadomienie po utworzeniu etykiety.

Jakie wyzwalacze są dostępne?

Zamówienia i płatności: utworzenie zamówienia, zmiana statusu, opłacenie, zmiana metody dostawy, COD utworzone/dostarczone/opłacone, dodanie notatki, wygenerowanie faktury lub korekty, zmiana koloru gwiazdki.

Zwroty i reklamacje: nowy zwrot, zmiana statusu, powód lub źródło zwrotu, decyzja, numer przesyłki zwrotnej, czas w statusie, notatka oraz nowa reklamacja.

Produkty i oferty: zmiana stanu, kategorii, lokalizacji, tagu lub koloru gwiazdki produktu, zmiana statusu oferty oraz dopasowanie kategorii lub tagu oferty.

Ręczne uruchomienie: kliknięcie Custom Button na zamówieniu, zwrocie lub reklamacji.

Jakie akcje można połączyć?

Zmiana statusu lub płatności, generowanie etykiety, druk przez Print Agent, faktura lub paragon, wysyłka dokumentu do Allegro, e-mail/SMS/wiadomość, Telegram/Slack, webhook, tag, zadanie, kolor gwiazdki, zmiana ceny lub stanu produktu oraz status zwrotu.

Przykłady automatyzacji używanych przez naszych klientów

Zamówienie opłacone → faktura i dokument w Allegro

Wyzwalacz order_paid, warunek źródła Allegro, akcje generate_invoice → send_marketplace_invoice. Najpierw testujesz jeden dokument, a dopiero potem włączasz regułę dla wszystkich zamówień.

Etykieta → wydruk bez pobierania PDF

Wyzwalacz shipping_label_created, warunek przewoźnika, akcja print_document z dokumentem etykiety. Print Agent odbiera zadanie na komputerze magazynowym. Tracking do Allegro pozostaje obsługą systemową.

COD → kontrola przed wysyłką

Wyzwalacz cod_order_created, akcje: tag COD-do-weryfikacji, zadanie dla magazynu i powiadomienie zespołu. Zamówienie można odfiltrować przed drukiem etykiety.

Reklamacja → alert i zadanie

Wyzwalacz complaint_created, akcje send_telegram oraz create_task. W komunikacie wystarczy numer sprawy i termin reakcji — dane kupującego pozostają w OMS.

Kolejne przykłady automatyzacji używanych przez naszych klientów

Poniższe przykłady pokazują praktyczne sposoby wykorzystania Kiero OMS przez naszych klientów. Nazwy są krótkie, aby mieściły się na przyciskach i były zrozumiałe dla magazynu.

InPost B → szybka etykieta

Na zamówieniu pracownik klika własny przycisk InPost B. Custom Button uruchamia scenariusz custom_button_clicked, a scenariusz generuje etykietę InPost w formacie A6. Sam przycisk nie zawiera logiki — logika jest w automatyzacji i można ją później zmienić bez zmiany interfejsu.

Do pakowania → tag i packing slip

Jedno kliknięcie dodaje tag Do pakowania i drukuje dokument pakowania. Zespół może filtrować zamówienia po tagu, a dokument trafia do Print Agent.

Eskaluj reklamację → Telegram i zadanie

Przycisk dostępny na karcie reklamacji uruchamia powiadomienie Telegram oraz tworzy zadanie dla osoby odpowiedzialnej. To dobre rozwiązanie, gdy decyzja wymaga człowieka, ale nie powinna zginąć w kolejce wiadomości.

Sprawdź zwrot → kontrola magazynowa

Przycisk na karcie zwrotu dodaje tag Zwrot-do-kontroli i tworzy zadanie „Sprawdź stan zwróconego towaru”. Zwrot pieniędzy nie jest wykonywany automatycznie, dopóki pracownik nie podejmie decyzji.

Custom Buttons krok po kroku

1. Otwórz Ustawienia → Własne przyciski.
2. Nadaj przyciskowi krótką nazwę, wybierz miejsce: zamówienie, zwrot lub reklamacja, i kolor.
3. W Ustawienia → Automatyzacje utwórz scenariusz z wyzwalaczem Kliknięcie własnego przycisku.
4. Wybierz konkretny przycisk, dodaj warunki i akcje.
5. Przetestuj na jednym rekordzie i sprawdź historię wykonania.

Custom Button może uruchomić ten sam zestaw akcji, co zdarzenie systemowe: wydruk, etykietę, tag, zadanie, wiadomość, dokument lub webhook. Przycisk powinien reprezentować decyzję pracownika, a nie zastępować systemową synchronizację.