Moduł Zamówień i Dokumentów Finansowych
Moduł zarządzania zamówieniami w Kiero OMS stanowi centralny punkt operacyjny Twojego sklepu internetowego. Agreguje transakcje ze wszystkich zintegrowanych kanałów sprzedaży (Allegro, Etsy, WooCommerce) в jeden, ujednolicony panel, eliminując błędy i drastycznie przyspieszając obsługę posprzedażową.
Z listy zamówień możesz przejść do szczegółów, przygotować wysyłkę i sprawdzić status realizacji.
1. Co wchodzi w skład modułu?
- Centralna Lista Zamówień: Wszystkie zamówienia z różnych platform w jednym miejscu ze wspólnym schematem statusów.
- Kreator Przesyłek i Paczek: Bezpośrednia integracja z przewoźnikami (InPost, Furgonetka, Wysyłam z Allegro) w celu natychmiastowego generowania listów przewozowych.
- System Automatycznego Fakturowania: Integracja z systemami księgowymi (Fakturownia.pl, Scanye) pozwalająca na masowe wystawianie dokumentów VAT (B2B) oraz faktur imiennych bez NIP (B2C).
- Obsługa Multi-Entity: Możliwość przypisywania różnych podmiotów prawnych (firm) do poszczególnych kanałów sprzedaży i fakturowania ich w ramach jednego konta.
- Kiero Print Agent: Narzędzie desktopowe do natychmiastowego drukowania etykiet kurierskich i faktur bez konieczności ręcznego pobierania plików PDF.
2. Co możesz zrobić jako sprzedawca?
- Grupowe Generowanie Etykiet: Zaznacz wiele zamówień i jednym kliknięciem wygeneruj etykiety dla różnych kurierów jednocześnie, korzystając ze zdefiniowanych szablonów gabarytów paczek.
- Obsługa Podatków VAT w UE: Elastycznie konfiguruj stawki podatkowe (23%, 8%, 5%, 0% oraz zwolnienia) dla wysyłek krajowych oraz transakcji transgranicznych (procedura OSS).
- Brak Drukarki Fiskalnej: Włącz automatyczne wystawianie faktur imiennych (B2C) zamiast paragonów dla osób fizycznych, co pozwala na pełną legalizację sprzedaży bez kosztów zakupu i serwisowania kasy fiskalnej.
- Monitorowanie Przesyłek: Śledź status doręczenia paczki bezpośrednio w karcie zamówienia.
3. Co zyskujesz? (Wartość Biznesowa i ROI)
- Mniej kroków ręcznych: Etykieta, dokument finansowy, status i wydruk mogą być obsługiwane z jednego procesu zamówienia. Rzeczywisty czas zależy od konfiguracji, przewoźnika i zakresu automatyzacji.
- Oszczędność finansowa: Blokada podwójnego generowania etykiet uniemożliwia dwukrotne naliczenie opłat kurierskich za tę samą paczkę w przypadku pomyłki pracownika.
- Wzrost zadowolenia klientów: Kupujący otrzymuje dane do śledzenia paczki oraz dokument zakupu niemal natychmiast po spakowaniu zamówienia.
4. Możliwości Automatyzacji (Automations)
Automatyzacja w Kiero OMS przejmuje na siebie powtarzalne, rutynowe zadania:
- Automatyczne wystawianie dokumentów sprzedażowych: Po zmianie statusu zamówienia na „Opłacone” (lub „Wycofane z magazynu”), system automatycznie wysyła żądanie do Fakturowni lub Scanye, generuje fakturę VAT/fakturę imienną i pobiera dokument.
- Automatyczna wysyłka faktur do marketplace: Natychmiast po wygenerowaniu faktury przez system zewnętrzny, Kiero OMS automatycznie przesyła plik PDF bezpośrednio do API Allegro, dołączając dokument do karty zakupu klienta. Klient pobiera go bezpośrednio ze swojego panelu Allegro, a Ty nie musisz wysyłać maili.
- Automatyczne zlecenie wydruku etykiet: W momencie wygenerowania listu przewozowego, Kiero OMS automatycznie wysyła polecenie druku do Kiero Print Agent zainstalowanego na komputerze w magazynie. Etykieta drukuje się automatycznie bez klikania „Drukuj”.
- Synchronizacja statusów dostawy: Gdy kurier odbierze przesyłkę, system automatycznie wysyła numer śledzenia (tracking number) do Allegro lub WooCommerce i oznacza zamówienie jako wysłane.
Pierwszy proces obsługi zamówienia
- Otwórz Zamówienia i użyj filtrów, aby znaleźć zamówienie wymagające realizacji.
- Otwórz kartę zamówienia i sprawdź pozycje, adres oraz metodę dostawy.
- Zweryfikuj status płatności przed rozpoczęciem wysyłki.
- Wybierz przewoźnika i wygeneruj etykietę.
- Sprawdź numer śledzenia oraz zmień status zgodnie z kolejnym etapem procesu.
- Jeśli używasz Print Agent, potwierdź, że dokument trafił do właściwej drukarki.
Oczekiwany rezultat
Zamówienie ma kompletny adres, wybraną metodę dostawy, wygenerowaną etykietę i zapisany numer śledzenia.
Gdy nie można wygenerować etykiety
Sprawdź, czy przewoźnik jest podłączony, dane nadawcy są kompletne, a metoda dostawy z zamówienia ma prawidłowe mapowanie. Jeśli korzystasz z brokera, sprawdź również jego saldo i konfigurację usługi.