База знань Kiero OMS.

Модуль Мої закупівлі дає змогу вручну вносити закупівлі товарів та інші витрати організації, а також відстежувати пов’язані посилки.

Доступ і ввімкнення модуля

Модуль вимкнений за замовчуванням. Власник організації може ввімкнути або вимкнути його в Профіль → Налаштування організації. Змінювати цю опцію може лише власник. Коли модуль вимкнений, він прихований у навігації, а його дані не використовуються в аналізі витрат.

Додавання запису

У розділі Мої закупівлі → Новий запис можна вибрати один із двох типів:

Закупівля товару — із назвою або зв’язком із товаром;
Інша витрата — з описом, наприклад пакування, обладнання або послуги.

Основні поля:

дата;
товар або опис;
сума;
валюта;
наявність фактури;
чи враховувати запис у витратах;
необов’язкова примітка.

Трек-номер не є обов’язковим. Звичайну витрату можна зберегти без посилки.

Існуючий запис можна редагувати або видалити. Під час редагування можна також
додати, змінити або видалити пов’язану посилку. Зміна даних посилки скидає її
статус відстеження, щоб попереднє підтвердження не застосовувалося до нового номера.

Пошук і фільтри

Список використовує спільний заголовок модулів. У ньому доступні пошук за назвою товару або описом і комплексний фільтр за місяцем, типом запису, наявністю пов’язаної посилки та статусом посилки. Результати завантажуються сторінками по 50 записів, а зміна фільтра повертає список на першу сторінку. Записи згруповані за місяцями, і кожну групу можна розгорнути або згорнути; у згорнутому стані показується підсумок окремо для кожної валюти.

Посилка та кур’єр

Для закупівлі, пов’язаної з посилкою, увімкніть Пов’язано з посилкою. Спочатку виберіть країну, потім кур’єра. Країна за замовчуванням — Польща.

Доступні кур’єри:

Польща: Allegro, Poczta Polska, DPD, ORLEN Paczka, DHL, InPost, GLS;
Україна: Nova Poshta, Ukrposhta, Meest.

Список кур’єрів є фіксованим каталогом і не залежить від назв інтеграцій, налаштованих організацією. Активна конфігурація/API кур’єра використовується окремо під час автоматичної перевірки. Трек-номер можна залишити порожнім. Без нього запис залишається ручним і не передається на автоматичну перевірку.

DHL у цьому списку призначений лише для відстеження власної посилки, пов’язаної
із закупівлею. Пряме підключення DHL наразі приховано в Інтеграціях; воно не
створює відправлення чи етикетки для замовлень клієнтів.

Статус і врахування у витратах

Запис із прапорцем Враховувати у витратах впливає на фінансовий підсумок лише тоді, коли:

він не має пов’язаної посилки, або
посилку позначено як доставлену та вручну підтверджено як отриману.

Посилки в очікуванні, недоставлені, неотримані та повернені не включаються до фактичних витрат. Це не дає проблемам доставки спотворювати прибутковість.

Коли посилка отримує статус доставлено, система показує панель попередження. Панель можна згорнути та завершити однією з дій:

Отримано;
Не отримано;
Повернено.

Дашборд і фінансовий аналіз

На дашборді є картка загальної вартості закупівель, врахованих у витратах. Суми в різних валютах перераховуються у базову валюту організації.

Сума збільшує витрати та впливає на загальну прибутковість. Модуль відокремлений від закупівельної ціни товару, щоб не враховувати одну витрату двічі.

Автоматичне відстеження

Раз на добу self-hosted планувальник створює завдання в job_queue. Завдання перевіряють посилки з трек-номерами через налаштовані provider adapters кур’єрів.

Для автоматичної перевірки потрібна активна API-конфігурація відповідного провайдера. Сам вибір кур’єра у формі не означає, що організація вже має API-доступ. Якщо конфігурації немає, завдання записує час перевірки та повідомлення про відсутність конектора, а не мовчки пропускає посилку.

Фактури та документи

На першому етапі система зберігає лише ознаку наявності фактури (invoice_available). PDF і фото фактур поки не зберігаються та не завантажуються в R2. Вкладення заплановані окремим майбутнім етапом.

Поширені запитання

Чи можна додати витрату без товару?

Так. Виберіть Інша витрата та введіть опис.

Чи можна додати закупівлю без трек-номера?

Так. Трек-номер необов’язковий.

Чи враховується повернена посилка як витрата?

Ні. Після позначення як поверненої вона виключається з фактичних витрат.

Хто може ввімкнути модуль?

Лише власник організації.